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クリエイティブな職場環境にするための、5つの工夫

掲載記事についてさらに詳しくは(英語サイト)

≫  5 hunches that hinder productivity ? and how to conquer them
仕事がサクサクと進まない、やるべきタスクを忘れてしまう。斬新なビジネスアイディアが浮かばない…など、“仕事の能率が上がらない” 悩みを抱えてはいませんか? 情報整理をスムーズに行える環境を作れば、仕事の生産性はぐっと向上するもの。そこで、クリエイティブな職場にするための、いくつかのヒントを指南。「時間がない」「面倒くさい」を理由にせず、ちょっとした工夫と心がけを、あなたもぜひ実行してみませんか。


【ヒント1】自分が何をすべきかを把握しましょう。

まず、PC、携帯電話、Webサイト等のカレンダー機能を活用し、懸案事項の内容や期限を書きとめます。大事なことか、些細なことであるかは問わず、しなければならないことはすべて書き留めるようにし、「自分が何をすべきなのか」を整理します。なお、ここで使用するツールは一つだけにすること。繰り返し見たくなるように、見ていて楽しい気分になるツールを選びましょう。
すべて書き出したら、例えば、ある報告書作成に3時間…という風にカレンダーに記入し、時間配分を決めていきます。これを行うと、自分のタスクとそれをこなすためにかかる時間が一目瞭然となり、仕事全体のパフォーマンスが向上。自由に使える時間がどれくらいとれるかも判明し、時間のコントロールができるようになります。

【ヒント2】情報の「整理整頓」で、よりクリエイティブに。

仕事環境を整えることは非常に重要なことですが、「時間がないから」「自分は整理整頓が苦手だから」…と、ネガティブな考えに凝り固まって手をこまねいてはいませんか? 後ろ向きな考え方は、パフォーマンスの低下を生み出す要因の最たるもの。整理整頓は仕事で創造力を発揮するための、第一歩なのです。

まずは、机から始めましょう。試しにあなたの机の状態を見てください。あなたの机は、

A. 「ハムスターのケージのように紙が散らかった状態」でしょうか?それとも、
B. 「ひらめきを与えるものが少しだけ置かれた、禅寺の瞑想の部屋のような状態」でしょうか?

AをBに変えるには、一つ一つの書類を確認して、「何らかのアクションが必要か」「他の場所にある資料ではないか」の2点から情報処理していきます。アクションが必要なものは、すぐにカレンダーに予定を記入するなり、行動に移すなりします。

たまった書類の整理は、実は、大きな仕事にも負けないほど、大変な作業になります。ですから、成功の秘訣は、「ためずに、毎日少しずつ実行する」こと。例えば「一日の終わりに30分間」という具合に、一貫して継続的に行うのがコツで、これを実行すれば、翌日の仕事はぐんと効率的になるはずです。書類が所定の場所に収まれば、どこに何があるかを思い出したり、探すのに時間を要したりというムダがなくなり、よりクリエイティブな仕事の時間を作り出すことができます。

【ヒント3】情報は「決まった場所」に保管すること。

書類を決まった場所に保管すべきであるのと同じように、コンピュータ内の情報もそうする習慣を付けることが、仕事のパフォーマンス向上には有効です。関わっている仕事については、必ず「プロジェクトフォルダ」を作りましょう。Eメールプログラムも、プロジェクトフォルダを作って整理すれば、必要な情報のフィードバックがスムーズになります。

【ヒント4】情報処理の「自動化」を活用しましょう。

さまざまなWebサイト等にある、情報処理の自動化サービスを積極的に活用しましょう。例えば、ほとんどの銀行が提供しているインターネットによる自動支払サービスは、うっかり忘れてしまいがちな定期的な支払い等の手間を省く強い味方。大切な人の誕生日を忘れないために、その日が近づくと自動的に知らせてくれる電子カレンダーなどを利用してみるのも賢明です。

【ヒント5】何でも「書き留める」習慣をつけましょう。

あなたの頭脳は食料品リストを記憶するためにあるのではありません。頭脳をあなたの “個人秘書” “メモ代わり”にせず、細かい懸案事項をすべて書き出して、頭の中をすっきりさせましょう。予約・約束、要処理事項、アイディアに分類し、予約・約束はカレンダーに、要処理事項は作業リストに、アイディアはノートに記入します。歯医者の予約、年に一度の見直しなど、それほど重要でない記載事項もすべて書き出しましょう。

なお、プロジェクトのアイディア、メモには、コメント等も書き留めます。アイディアについては、何か処理を行う必要はありません。どこかに書き留めるだけでも、考えを整理でき、何かの時に役立つ引き出しになります。

なお、コンピュータ上での作業が日常化していますが、斬新なビジネスアイディアを戦略的に計画、立案するような、創造力を働かせて何かを考えるような時は、「手書きで書く」ことをおすすめします。1枚の白い紙は、イマジネーションを呼び起こすキャンバスのようなもの。ミスをことごとく指摘するスペルチェック機能にじゃまされることもなく、自分の考えを巡らすことに、思う存分集中することができるのです。
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