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テストの結果はいかがでしたか？あなたがすでにインフォマニア度が高い、あるいはこれから陥るかもしれない可能性があるなら、ぜひその対処法を知っておきましょう。要は「相手に気遣う」ことや「合理性を考える」、また「気分転換の方法を知る」ことで、「自分の仕事がぐっとラクになる」ということ。以下、HPが考える「インフォマニアにならず、高い生産性を持つ職場を維持する」ために覚えておいていただきたい方法論を列挙します。
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| 電子メールについて |
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電子メールの件名に、必要なアクションと締め切り日時を記載する。これによって受信者は、返信の優先順位付けを簡単に行うことができる。
例：「ジョン：午前中までに四半期ごとの数字をください」、「ケイト／ピート：ご参考（作業不要）企画会議に関する情報」など。 |
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毎日、電子メールを処理するための時間を設定する。これによって作業を中断されることなく、電子メールの処理に集中する時間を持つことができる。1日の始めと終わりなど、各自に適した時間を設定する。 |
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不必要な電子メールの送信をできるだけ控える。
例：「ありがとう」と一言だけ書いてあるようなメールは送らない |
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電子メールは計画的に送信する。ばらばらと何通も電子メールを送るのではなく、用件は可能な限り1通の電子メールにまとめる。 |
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受信トレイに入っているメールや質問事項の処理に気を取られて、返信内容の重要性を忘れないようにする。 |
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重要事項はメール本文の最初に書く。受信者が長いメールをスクロールする手間を省くことができる。 |
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| プロアクティブな対応について |
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通勤などの移動時間にメッセージの処理を行う。この方法で、生産性が何割かアップする。 |
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返信がすぐに必要な場合は、別の適切なテクノロジーを利用する。
例：電子メールよりインスタントメッセージ（IM）などのテキストメッセージの方が適している場合もある。 |
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自分の生産性について客観的に検討してみる。長時間労働することで生産性が向上するとは限らない。週に2日は退社時間を自分で設定し、その時間に帰宅する。退社時間の厳守を目標に作業することで、生産性が高くなることも多い。 |
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自宅での作業が可能な場合、残務整理を自宅で行う。「会社でやらなければ」という考えは捨てること。オフィスを離れることで生産性が向上する場合もある。自宅での作業が困難な場合は、しばらくの間、邪魔が入らない会議室で作業することなども検討する。 |
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| 周囲との付き合い方について |
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外出や席を外すときにはそのことが伝わるようにする。
例：休暇中だけでなく、会議に出席するような場合にも、「不在」メッセージを表示しておけば、すぐに対応できないことを知らせることができ、また、すぐに返信しなければというプレッシャーからも解放される。 |
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可能な限り、実際に顔を合わせて話をする。これによって関係者のお互いの印象がよくなり、行き違いなどを減らすことができる。また、「いうだけ言って、後は忘れてしまう」ことを避けることができ、作業をより早く完了させることが可能になる。 |
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必要に応じてオフラインにする。長時間オフラインにする必要はないが、オフラインにすることで、重要な仕事を処理する時間を確保できる。 |
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| 会議について |
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会議時のルールを策定する。
例： HP SMEチームは、すべての会議でiPAQの電源は切り、そしてノートPCのふたを閉じることをルールとしている。また、携帯電話に出るのは本当に必要な場合のみとし、その場合も、会議の中断を出席者全員に詫びることにしている。 |
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会議に参加するのは本当に関係のある人のみとする。自分がその会議にあまり関係ないと考えている参加者は、自分の机から離れている時間を有効に活用しようと、会議中に他の複数の作業を処理する傾向がある。 |
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会議は、厳密に、議題に沿って進行させる。議事の進行を早めるためのルールを策定してもよい。
例：すべての会議を20分で終了するように締め切り時間を設定する。立ったままで会議を行う、など。 |
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ノートPCやiPAQなどを使用する会議中に、他の作業をしたいという誘惑に負けないようにする。会議にも作業にも集中できない結果となる。 |
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| 適切なテクノロジーの活用のために |
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テクノロジーは、適切に利用すれば、生産性の向上による大きな利益をもたらすものですが、利用方法を誤ると、情報にアクセスすることに夢中になり、本来得るべき利益を失ってしまう結果にもなりかねません。有効なテクノロジーを適切に利用することで、社員は、仕事と生活のバランスの改善、ストレスの軽減、作業処理能力の向上、そして作業環境の改善などが実現でき、一方、経営者は、社員の士気が高くなることによる生産性の向上、ストレス関連の問題を原因とする長期欠勤の減少、そして、優秀な社員の確保が期待できる……など、多くの利益が双方にもたらされることにもなります。
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今までご紹介したヒントを参照に、インフォマニアにならず、より生産性の高い職場づくりをぜひ実現してみてください。なお、HPでは企業がITの可能性を理解し、テクノロジーの利点のすべてを活用できるような環境づくりを、「スマートオフィス」と呼ばれるプロジェクトで支援していますので、ぜひご活用ください。
≫ HPスマートオフィス・ソリューション |
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