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| 「技術系」と「ビジネス系」の会議で、「話が通じない」「コミュニケーションできない」……ITを必要とするプロジェクトの現場でよく聞かれる話です。ビジネスを上手く進行させるには、双方の歩み寄りが何よりも大事。ではそれぞれの立場の人が、どんなことを心がければ、理想的な状態に近づくことができるのでしょうか？……視点の異なるスタッフの間の「コミュニケーション・ギャップ」を埋め、スムーズな意思疎通を図るための、ちょっとしたコツを指南します。 |
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まず、米国で本当にあったエピソードを一つ……
とある法律事務所にコンピュータシステムをセットアップしようとしているコンピュータ技術者が、「システムで具体的にどういうことをやりたいのか」を弁護士たちに尋ねました。弁護士は答えました「クライアントにいくら請求したか、銀行口座にいくらあるかを、コンピュータに聞けるようにしてくれないだろうか」。
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「わかりました。では毎日、財務状況を報告できるようなソフトをセットアップしましょう」と技術者が答えると、「いや、違う。コンピュータに聞きたいのだ」と弁護士。「では、質問を入力すれば必要な情報を取り出せるようセットアップすればいいですか」と技術者が答えると、弁護士はこう言いました。「いや違うんだよ。私はオフィスに入ってすぐ、『おい、コンピュータ、いまいくら銀行口座に入ってる？』と聞いたら、コンピュータがすぐ答えを発してくれるようにしたいんだ。『スタートレック』でもいつもやってるじゃないか」。
この例は少し極端かもしれませんが、こうした、スーツ（Suitは「背広」の意。「ビジネスのプロ」を指す）とギーク（Geekは「おたく」の意。「技術のプロ」を指す）の「コミュニケーション不成立」は、多くの職場でひんぱんに見られるもの。意思疎通がうまくいかないことで、ビジネスにも支障があるなど、困った経験を持つ方も少なくないのではないでしょうか。
こうした「ギーク・ギャップ」問題を解決し、「ビジネス系」と「技術系」の人たちがスムーズに話せるようになるには、一方がもう一方について学び、相手に尊敬の念を持って、それぞれの職業に関する能力や考え方を理解し合うことが重要です。そこで、互いのスムーズなコミュニケーションを達成するための10の秘訣（技術系、ビジネス系ともに5つずつ）をご提案。ビジネスのスムーズな進行を支える一手段として心がけてみてはいかがでしょうか。
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1．ビジネスについて学ぶ。
ギークも、ビジネスの基本を学び、経営の視点から見た「プロジェクト」の根底にあるコンセプトや、決定事項実現のためにITがどんな役割を果たしているかを理解できるようにすべきだということ。これはギークが「自分たちも会社の成功に寄与している」という当事者意識を持つことにも役立つ。
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2．技術だけでなく、プロジェクトの中身にも目を向ける。
技術者はつい技術に夢中になり、仕事全体の内容や目的を見失いがちなもの。プロジェクト全体に目を向けることは、技術を正しく使うことを助け、スタッフ全員が一丸となって問題に立ち向かう「強固な組織」を作り上げることにもつながっていく。
3．スーツが自分たちと同じくらい技術がわかっていると期待してはならない。
ギークは時折、自分のお気に入りのソフトなどに執心するが、スーツは基本的に、ビジネスの目的が果たせるものなら何でもいいと思っている。ゆえにスーツのコンピュータの知識は、自分の仕事に役立つものだけに絞られているのが一般的で、彼らの技術的な知識レベルはギークとは違うことを心得ておきたい。
4．「ギーク用語」は避け、簡単な言葉を使う。
ギーク用語は仲間内では通じるとしても、スーツとの話し合いでは通じない。ただし、スーツはギークの意見や知識を尊重してくれる傾向がある。ギークはなるべくギーク用語を使うことを避け、スーツにも理解しやすいよう、簡潔かつ明確に話せる努力をしなければならない。
5．会議に積極的に参加する。
ビジネスミーティングでは技術関連の問題や質問がよく出てくる。そうした席に豊富な知識を持つギークが出席していると、プロジェクトがスムーズに進み、間違った方向性へ行ったり、納期に遅れたりを防ぐことができる。ギークも技術の世界に閉じこもらず、スーツとコミュニケーションできる会議に積極的に参加した方が望ましい。
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1．技術について学ぶ。
ギークがスーツに対して抱く大きないらだちの一つは「コンピュータの基本を学ぶことを拒むスーツ」の存在。スーツがコンピュータの達人になる必要はないが、ITの基本を学ぶのは現代のビジネスでは不可欠なので、基本的なコンピュータの仕組みだけは理解すべきだろう。技術で何ができるか、できないかがわかれば、ギークとのコミュニケーションは格段にスムーズになる。
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2．技術は常にビジネスプランの一部と捉えるべき。
「技術的要素」をプロジェクト終了間際まで切り離しておくべきではない。賢明なのは、ギークを早い段階で開発会議に参加させ、プロジェクトを通して彼らと情報を伝えあうこと。常に技術とプランの同期を取ることで、プロジェクト進行はスムーズになり、ビジネスの成功へと導くことができる。
3．スケジュールと予算に柔軟性を持たせる。
技術的製品の製造には、一定以上の時間や出費が不可欠なもの。それらを削れば、きちんとした製品にならない可能性も大きい。いい製品を作るなら、ある程度余裕を持った日程や予算を組むべきだろう。システム完成の前にきちんと修正が行われれば、バクだらけのものを後で修正するより結局は安くつく。
4．「ビジネス用語」は避け、簡単な言葉を使う。
他の専門分野と同様、スーツにも自分たちの仕事に便利な用語がある。その中には、コンセプチャルな言葉、抽象的な言葉が少なくないが、ギークはこれらをスーツと同じような意味で捉えているとは限らない。スーツはギークとの会話で、なるべくビジネス用語を避け、わかりやすく明確な言葉を使うようにした方が、スムーズな協力体制が取りやすい。
5．直接話す。
昨今、技術部署と他のビジネス部署とをつなぐ「連絡要員」を設けている企業が多い。その体制が功を奏する場合もあるが、この人物を唯一の情報のパイプ役にすると、間違いや障害の原因になることも少なくない。必要な情報をもらえる人には躊躇せずにコンタクトをとり、直接話した方が、早く問題解決できる場合もある。
以上、さまざまなポイントについて列挙してみましたが、最終的に「ギーク・ギャップ問題」の解決には双方の「歩み寄り」が重要であり、お互いの「話し合い」と「努力」が欠かせないようです。
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