 |
≫ |
|
|
|
 |
|
| 多くの人々にとって、電子メールは仕事をするうえで絶対になくてはならないものとなっています。これからも電子メールに依存する仕事の方法が続くのでしょうか。実は、必ずしもそうではありません。メールとは違う新たなコミュニケーション・テクノロジーが登場しています。「送信」ボタンのクリックなしには仕事にならない、という状況に陥ることなく、生産性の向上と円滑なコラボレーションを実現する方法を紹介しましょう。 |
|
電子メールの確認や作成、返信に、業務時間の半分もの時間が費やされることがある―複数の調査でこんな結果が出ています。電子メールは、業務の生産性を上げるどころか、低下させるツールとなってしまうかもしれません。数多くのジャンクメールやスパムメールは効率を低下させる要因になります。次から次へと送られてくるメールに対応しなければと追い詰められているうちに、燃え尽き症候群にかかったり、マリファナ吸引時にみられる以上に知能指数が低下した、という報告さえあります。
では、電子メールに代わる手段はあるのでしょうか？もしあるとしても、電子メールを使用せずに業務を遂行することはできるのでしょうか？
|
|
Wiki：メール受信ボックスに縛られない開かれたコラボレーションの方法 |
|
|
|
|
Web上の百科事典とも呼ばれる
Wikipedia  で調べ物をしたことはありますか？ wikipediaを利用したことがあるなら、電子メールに代わるツールの候補のひとつである「wiki」（ウィキ）または「WikiWiki」（ウィキウィキ）を使いこなせるようになるのはそれほど難しいことではありません。「速い（fast）」を意味するハワイ語から名付けられたwikiは、誰に対しても開かれた、リアルタイムのコラボレーションを実現するソフトウェアツールです。簡単にいうと、wikiは、誰もが情報の検索や編集、作成を行うことができる、Webサイト上に構築された使いやすいデータベースです。ネットワークに接続されたサーバさえあれば、すぐにwikiを利用することができます。
チーム単位で取り組む必要のあるプロジェクトなどで、文書作成の環境を共通化したり大量のドキュメントを作成しようとする場合、wikiはコラボレーションツールとして最適です。すべてのコンテンツが同じ一つの場所で作成されるため、煩わしい電子メールのやりとりや添付文書の消失トラブルなどが発生しませんし、複数のバージョンの文書が存在するために混乱することもありません。
wikiでは、コンテンツを完璧なものにしようと考える何十人あるいは何百人もの編集者が関与するため、情報は、まったく新たな価値をもつものへと変化します。また、変更履歴がデータベース上に残されるため、編集内容の追跡やダウンロードが可能です。コンテンツはデスクトップやノートPCにコピーすることができるほか、時間や場所を問わず参照できます。もちろんwikiには欠点もあります。プランニング機能が十分でないこと、非効率的なデータ構造、分かりにくいマークアップ言語などは、wikiの使いやすさを損ねる要素です。しかし、wikiに関して言えば長所が短所を上回ります。ガートナーグループは、2009年までに少なくとも企業の半数が、wikiのテクノロジーを積極的に使用するようになるだろうと予測しています。 |
|
より構造化されたコラボレーション環境を実現し、電子メールの代替手段のひとつと考えられているのが、Microsoft Office Groove® 2007です。Groove 2007は複数のプロジェクトを専用ワークスペース内で進められるように作られたアプリケーション・ソフトウェアです。ワークスペースには組織内外のユーザがアクセス可能です。ローカルでのアクセス機能、自動リアルタイム･アップデート機能、各メンバーの状態が分かる「プレゼンス」アラート機能などを備えているため、電子メールを使用してチームメンバーの調整に多大な時間を費やす必要もなく、多くの時間を作業に充てることができるようになります。Grooveもwikiと同じように、ドキュメント添付やバージョン管理は必要ありません。また、オフラインでの作業時にネットワークにアクセスして最新資料をダウンロードする必要もありません。ローカルに保存されているファイルは常に自動的に更新されているからです。
|
|
企業内で利用されるコミュニケーションの手段やテクノロジー、デバイスの種類は増え続けています。電子メール、ファックス、インスタント・メッセージング、ボイスメール、電話会議、ビデオ会議など、コミュニケーションの手段が多岐にわたっているために、互いに連動しない非生産的なものになりがちです。また、重要なボイスメールを文書化したり、電話会議のポイントを電子メールに書き起こしたりするだけで、生産性は大幅に低下します。
複雑になるコミュニケーションに対する解決策が、Voice over Internet Protocol（VoIP）テクノロジーによって実現されようとしています。VoIPの技術を利用すると、多様なコミュニケーション・サービスが統合IPネットワーク上で一元化されます。SkypeやVonageなどのVoIPサービスでは、さまざまな形態のデータ、音声、ビデオが統合されています。その結果、従業員と顧客とビジネスパートナーの間で、コミュニケーションメディアや場所、さらにはデバイスに依存しないコラボレーションが実現します。ボイスメール・メッセージの内容を文書化するフォローアップメールは過去の遺物となるでしょう。
VoIPのメリットはこれまでは大企業だけが享受していましたが、最近では小規模企業も恩恵を受けられるようになってきました。VoIPの要件や特長についての詳細は、HP’s VoIP solutionおよびHP & Microsoft Solutions for People Ready Businessをご参照ください。将来、電子メールは減ったとしても、必要な情報をこれまで以上に得られる時代がやってくるでしょう。 |
|
| ［1分アンケート］ |
|
|
|
|
|
MicrosoftおよびWindowsは米国におけるMicrosoft Corporationの登録商標です。
|
印刷用画面へ
