Web会議システムを手軽に始めよう「HP Virtual Rooms」

オンラインWeb会議システム「HP Virtual Rooms」


Web会議システム市場が順調に拡大している。2011年10月、日本ヒューレット・パッカードは、その成長する市場に、SaaS型Web会議システム『HP Virtual Rooms』を、中小・中堅市場に向けて発売開始した。今回の特集では、在宅勤務の推進など、柔軟な働き方の実施で注目を浴びる日本HPでも積極的に活用されている『HP Virtual Rooms』を取り上げる。

柔軟な働き方を支えるITシステム- Web 会議システム

 
PSG製品統括本部
デスクトップビジネス部
プロダクトマージャー
岡本さくら
 

以前から、本社と地方オフィスとの間で、会社の情報の格差に悩む企業も多いはず。ましてや、在宅勤務などの選択肢が増えてくるにつれて、従業員間で情報入手格差が大きくなってきたら、企業の生産性が大きく下がってしまう。そのため、顔を見なくても、いつでもダイレクトに連絡を取れる状態にしておくなど、企業内での努力が必要となる。

 
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従来から積極的に在宅勤務やフリーアドレス制を推進し、全国に営業所を持つ日本HPでは、昨年の新本社開設以降、より積極的に柔軟な働き方の推進に取り組んでいるそうだ。そのような環境で、従業員のコミュニケーションやコラボレーションを支えるため、生産性を低下させないITツールが活用されている。数あるITツールの中で、「もうこれなしでは仕事ができません!」と話す、製品担当 岡本さくら氏(PSG製品統括本部デスクトップビジネス部プロダクトマージャー)が、ご自身の経験を元に、一押しする製品がWeb会議システム『HP Virtual Rooms』だ。

Web 会議システムとは、どのようなものだろうか?
通常Web 会議システムは、PC・インターネット環境・マイクがあれば、手軽に導入できる。さらにWebカメラを使えば、参加者の表情を見ながらの会話も可能だ。無償のインターネットTV電話ソフトウェア 『Skype』をイメージする人も多いかもしれない。Web 会議システムは、音声と映像による通話に加えて、アプリケーションの共有、動画配信、アンケート機能やチャットなど、コミュニケーションやコラボレーションを推進する機能が盛り込まれた、会議に最適なソリューションとして開発されたツールだ。また、特に低価格での導入が可能という特長もある。そのため、中小企業や出張費用を削減したい中堅・大企業の地方オフィスでの導入が盛んになってきている(Web会議システム市場は、2010年3月の調査(シードプランニング)では、前年度比19.1%増成長し、今後も着実な成長を予測)。

その成長するWeb会議システム市場に投入された製品が、『HP Virtual Rooms』だ。日本HPが導入していると聞くと、大企業向けの製品と認識するかもしれない。しかし、初期投資が不要なSaaS型システムであり、最小購入単位の5人分のライセンスの価格が、年額2万円弱というリーズナブルなプライスで、中小・中堅企業でも手軽に導入できる製品となっている。

コミュニケーションを推進 -- 『HP Virtual Rooms』を活用する

岡本氏に、ご自身の活用法をもう少し伺った。
岡本:「外資系企業に勤務しているため、海外との電話会議によく参加します。その際、音声だけの会議だと、英語だけなので理解しにくいことも多いですが、Virtual Roomsを使った会議だと、資料が同時に見えるので理解しやすく、また、参加者の表情を見ながら話すこともできるため、コミュニケーションが非常にスムーズになります。また、製品担当として、日本全国にいる営業やエンジニアにタイムリーに情報を伝える必要がありますが、そんな時に活用しているのも、Virtual Roomsです。」
このように、『HP Virtual Rooms』は、日常的にコミュニケーションを推進する、核のツールとなっているのだ。

その他に、Honda Canadaの導入を紹介してもらった。
岡本:「Honda Canada様では、従来、全国275ヶ所のディーラー/2,000人の営業に向けて、毎回綿密に練った上で商品発表会を実施されていました。しかし、2000人の営業が一度にすべて参加できなかったり、商品情報のアップデートがあった場合、後から最新情報を提供できないという課題があったそうです。それが『HP Virtual Rooms』 を導入したことで、手軽にトレーニング開催ができるようになり、また、実施回数を増やすことも容易にできるようになったそうです。それにより、 鮮度の高い情報の提供ができ、よりよいサービスの展開ができるようになったと聞いています。」

では、そもそも『HP Virtual Rooms』には、どのような機能があるのだろうか?
Web会議設定の方法から確認しよう。まず①会議主催者がWebページの会議設定画面で、日程・時間を設定し、会議参加のためのキーを含んだメールを参加者に配信する。設定は以上で完了。②参加者は、受信したメールに含まれるURLをクリックするだけでWeb会議に参加できるようになる。
「たくさんの機能を詰め込みすぎて、会議開催設定自体が複雑になっている製品も存在すると聞いていますが、『HP Virtual Rooms』なら、慣れれば1分程度で会議設定ができるようになりますよ。」とのこと。

そして、会議機能としては、アプリケーションやデスクトップの共有機能、プライベート・グループチャット機能、共有する資料に書き込みができるホワイトボード機能、質問機能やサーベイ機能など、「簡単でリアルなコミュニケーションを実現するために必要な機能を提供しています」と語る。また、「日常的に使っている私の一押しの機能は、やはりPowerPointなどの資料を簡単にアップロードできて、何度でも使えるところです。」ということだそうだ。


アプリケーション・デスクトップの
共有機能

ファイル保存機能


プライベート・グループチャット機能


ホワイトボード機能

他社製品よりメリットの大きい 『HP Virtual Rooms』 の導入

他社製品と比較してのメリットは何だろうか? それは、「安心と価格です。」と岡本氏は述べる。
岡本:「『HP Virtual Rooms』は、“同時接続ユーザー数課金”を採用しています。多くの他社製品では、ID型と呼ばれる登録ユーザー単位での課金が多く採用されていて、この場合、利用するユーザー数分のライセンスが必要になります。つまり、社員数が25名で、同時にアクセスする社員がたとえ5名であったとしても、1人ずつ1度でも利用する可能性があると、25ライセンスを購入する必要があるのです。」
一方、『HP Virtual Rooms』が採用する“同時接続ユーザー数課金”では、「同時にアクセスするユーザー数だけのライセンスの購入で大丈夫です」という。つまり、社員数が25名でも、同時にアクセスする数が5名であれば、必要となるライセンス数は5ライセンスだけということになり、効率のよい投資が期待できることになる。

また、利用時間数に応じた課金がなされる製品も多くある中、『HP Virtual Rooms』は、利用時間が気にならない「完全定額制」を採用していることも強みの1つだ。「利用時間数を気にしながら、忙しくコミュニケーションするのは、効果的な会議になりませんから。」とも語る。

また、このようなメリットがあったとしても、やはりセキュリティを気にする企業も多いはず。「『HP Virtual Rooms』では、すべての通信を256ビットSSL AESで暗号化を実施しているので安心です。」と岡本氏は述べる。
さらに、サポートについても、「HPがVirtual Roomsのシステムを運用監視し、問題がある場合は、24時間365日、14ヶ国語に対応した電話サポートをしているため、安心して導入を検討していただけます。」とのことだ。

メリットは、コスト削減も

さらに、岡本氏は、「Web会議システム導入のメリットには、コスト削減があります。」ともいう。
岡本:「例えば、日本HP 大島本社から福岡に出張したとすると、交通費約50,000円、移動時間は、往復で8時間40分、人件費43,333円(1時間あたりの人件費5,000円とする)の費用がかかります。これをWeb会議システムを活用して会議を実施すれば、交通費など約10万円の費用が削減できます。出張する人数が多ければ多いほど、大きな金額になります。さらに、環境問題を考慮する現在では、CO2排出量の削減も可能となります。」
社会的責任についても考慮しなければいけない企業にとっては、検討に値するメリットではないだろうか?

『HP Virtual Rooms』を無償トライアルで体験

最後に、岡本氏に、パートナー様向けのメッセージを聞いた。
岡本:「『HP Virtual Rooms』は、スピーディなコミュニケーションを必要最小限のコストで実現できる画期的なソリューションです。今後のワークスタイルの多様化にも対応できるので、これからの市場に先手を打てる商材だと思っています。ぜひ、HP製PCを差別化する商品として、ハードウェアと一緒に積極的にご提案いただければうれしいです。
実際にお使いいただければ、この商品の良さを感じていただけると信じています。」

21世紀の働き方を考慮し、より生産性を向上し、かつ、コストを削減するソリューション『HP Virtual Rooms』は、現在、10名まで同時接続できる60日間無償トライアルを用意している。ぜひ一度、トライしてみてはいかがだろうか?

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HP Partner News 2012年1月31日号 特集記事]
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