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タブレット機能搭載ノートPC導入事例

タブレット機能搭載ノートPCで行う業務改革

HPがお勧めするWindows。

法人向けノートパソコン

製品比較表
Slate & タブレット
Slate2
2760p
2011年sシリーズ
4430s/CT
4530s (/CT)
2011年bシリーズ
6560b (/CT)
2011年pシリーズ
2560p (/CT)
8460p
8560p
2012年sシリーズ
4340s (/CT)
4540s (/CT)
4545s
4740s/CT
2012年bシリーズ
6570b/CT
2012年pシリーズ
2170p (/CT)
2570p (/CT)
8470p
8570p
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タブレット機能搭載ノートPCで行う業務改革
マイクロソフト北陸支店(以下北陸支店) 日本HP外のウェブサイトへといってもピンとくる方は少ないだろう。マイクロソフト日本法人(MSKK)が07年に9番目の支店として石川県金沢市に開設した営業拠点で、パートナービジネスを主体に富山・石川・福井の3県で活動しており、MSKK内では最小規模の支店という。
そんな彼らがタブレットPCを活用した大変ユニークな取り組みを行っているということで、当支店の中林支店長と営業の筏井氏にお話を聞いた。
マイクロソフト株式会社
北陸支店 支店長
中林 秀仁 氏 マイクロソフト株式会社
北陸支店 支店長
中林 秀仁 氏
日本ヒューレットパッカード
ノートPCマーケティング担当
山上 日本ヒューレットパッカード
ノートPCマーケティング担当
山上
マイクロソフト株式会社
北陸支店 パートナービジネス営業
筏井 哲治 氏 マイクロソフト株式会社
北陸支店
パートナービジネス営業
筏井 哲治 氏
日本ヒューレットパッカード
広報担当
鈴木 日本ヒューレットパッカード
広報担当
鈴木

「え、ノート禁止ですか?」(山上・鈴木)

山上: 最初に聞いた時はビックリしました。本当?と思いましたね。
中林: 皆さんによくそのように言われます。本当にそんなふうにやってるんですか?って。我々も最初から全てを禁止したわけではなく、一つずつ試行錯誤しながら進めていきました。
鈴木: すみません、よくわかってなくて。。 ところで何を禁止にしたんですか??

山上: ちゃんと説明してませんでしたね。実は北陸支店さんではノートや手帳なんかを使用禁止にしているんですよ。
鈴木: え、ノート禁止ですか?
中林: はい、最初は無駄なプリントアウト禁止から始まったのですが、そのあと、ホワイトボード、会議室、電話、ノート、報告書、出張と徐々に禁止事項を増やしていきました。もちろんどうしてもというときは禁を破ることもありますが、そのときは心の中で「ゴメン」と言うようにしています。(笑)
山上: そもそも、なぜそんなことをやろうと?

「このままじゃまずいと思いました」(中林 氏)

中林: 我々いつもお客さまに難しい話をしがちなんですが、ふと自分たちの足元を見たときにかなり不安になりました。例えばPeople Ready Businessという言葉をお聞きになったことありませんか?
ソフトウェアのパワーで社員一人ひとりの力を引き出し、会社組織全体の力に変えていこうというマイクロソフトから提唱させていただいている考え方ですが、自分は本当に実践できているんだろうかと。

筏井: 確かに中林支店長はOutlookとExcel以外使ってるのを見たことなかったです。Communicatorなんてインストールさえしてなかったですよ。
中林: …(苦笑) このままじゃまずいと思いました。
鈴木: People Ready Business というコンセプトはマイクロソフトさんらしくて素晴らしいコンセプトだと思いますが、確かに実践していくのは難しところもありそうですね。
中林: すみません。このコンセプトはあらゆる組織、人々に当てはまる価値をうまく言い表していると思うのですが、実は自分自身が実践できていなかったんですね。でも、各自自覚を持ってもっとMOSS(hp注:Microsoft Office Sharepoint Server)やLCS(hp注:Live Communication Server)を積極的に使おうといっても、数カ月したらまた元の状態に戻るということを繰り返してきていたので、ここで思い切って発想を逆転させて、ドラスティックかつドラマチックにやろうと支店内で話し合って決めました。これが昨年9月のことです。
山上: そこで今まで普通だと思っていたやり方をいったん禁止してみたわけですね。
鈴木: でも、本当に最初からできたんですか? 具体的にどのように実行されたのかすごく興味深いです。

「我々は実験台ですから(笑)」(筏井 氏)

中林: 少人数チームだったということは大きいと思いますが、まずは、自分たちをどこまで変えることができるか実証実験をやろうと。筏井を支店内での“禁止リーダー”に任命しました。
筏井: あらためまして。禁止リーダーの筏井と申します。試しに禁止してみることはお金をかけずにいくらでもできるので、パソコンと相性の悪いものは片っ端から禁止してみました。ノートを禁止した後、支店メンバー3名でお客様先で打ち合わせをした際、私以外の二人がナンとノートを取り出してメモを取り始めたことがありました。

もちろん帰社後二人は罰金刑となったわけですが、最初の一カ月はこんな感じで本当に試行錯誤の連続でしたね。でもしょうがいないです、我々は実験台ですから。(笑)
鈴木: 中林支店長は罰金刑をずいぶんと受けられたのではないかと。
中林: ご推察のとおりです。でも、タブレットPCを使い始めてからは状況が一変しました。あっという間に仕事のやり方やコミュニケーション自体が変わっていき、1か月も経たないうちにホワイトボードやノートや電話を使わないことに慣れましたね。
山上: 私もタブレットPCのマーケティングを担当しているだけあって5年前から使っているのですが、そこまで劇的に仕事が変わるというのは、正直イメージしていなかったです。
今日は概略だけでなく、ぜひその内容を教えてもらいたいと思ってるんですよ。

「その秘密、教えてもらえないですか?」(山上)

筏井: もう小出しはやめます。山上さんには全てをお話させていただきます。
我々のアプローチは、IT装備を充実させるということでも、ソフトウェアの機能や操作方法を覚え習熟度を向上させるということでもありません。残るはプロセス、つまり仕事のやり方に焦点を絞り、それを「いままでのやり方を禁止する」という方向から実行していきました。

中林: これは見えない領域に組織全体で取り組むということです。これは想像ですが、個人が書き溜めたノートやメモ帳、配布資料への書き込み、ホワイトボードに書き込まれた情報を組織として管理されているところはかなり少ないんじゃないでしょうか。実はここに情報共有の落とし穴があり、単にグループウェアを導入するだけでは拾いきれないところなんです。
山上: いわゆる「暗黙知の形式化」というやつですね。
筏井: 我々は実験を重ねていくなかで、その実践的手法として実はこのOneNoteとタブレットPCの組み合わせこそが、今までの働き方を変える破壊力あるソリューションだということに気がつきました。しかも個人単位ではなく、組織単位で取り組むことで、単なる便利ツールで終わらない実践手法です。
鈴木: 具体的にはどのような使い方をしているんですか?
筏井: 例えばホワイトボードが一番分かりやすいかもしれません。会議室に設置されていて皆さんもよく使われるホワイトボードに課題が結構あるのってご存知ですか?

鈴木: 書いたものを残すとか、狭いので何度も消さなきゃいけないとか、、、ですか?
筏井: そのとおりです。でもそれ以外に拡大縮小したり、ホワイトボードにエクセルファイルを貼付したりだとか、タスクと関連付けたりだとかできないですよね。しかもその結果をチームメンバと本当に簡単に共有できて再利用もしやすいというのはホワイトボードではなかなか難しいです。
山上: 確かに考えたこともなかったです。
筏井: いままで課題とも思っていなかったことが実は課題であり、それをクリアすればいままでと違う次元でホワイトボードを囲んでコミュニケーションができるということなんですね。
山上: なるほど、いまここにあるホワイトボードがコミュニケーションを阻害している面もあるというのは新しい見方かもしれません。
筏井: ノートや手帳もいろんな使われ方しますよね?文字や数字だけでなく図を描いたりしませんか。それと使われるシチュエーションも様々で、議事録をとったり、アイデアをメモったり、スケジュール管理や備忘録になったりという感じで、仕事をやる上で絶対に欠かせない道具です。OneNoteとタブレットPCの組み合わせだと、紙ノートと同じように使えるだけでなく、紙ノート限界も簡単に超えることができるんです。
鈴木: 紙ノートの限界ですか?
筏井: チームで一つのノートを共有するという考え方です。メンバー各人が自分のために書き込んでいく情報が、適切な範囲で他のメンバーのノートにも同期されていき、全員で常に最新の状態のノートを共有するという紙ノートでは絶対にできないことができます。
中林: 支店では、OneNoteのファイル(hp注:拡張子.oneのファイル)を共有フォルダやMOSS上に置き、そのノートをメンバ全員で開くことで、タスク管理や議事録、アイデアノートをほぼリアルタイムに共有しています。
筏井: しかもOutlookのタスク管理と連動しているので、細かいことを忘れがちな中間管理職の方にもばっちりあうと思います。
中林: それはわたしのことですね。(苦笑)これまで基本的に我々自身の業務がどう変わり、効率化され、さらにチーム内や関係する人たちとのコミュニケーションが膨らんでいったかという点をお話してきましたが、実は副次的な効果として大幅なコスト削減も実現できたんです。まだオフィス業務革新を進めて3、4カ月という段階なので統計的に信頼できるレベルには至っていませんが、コピー機のカウンターや電話代、出張費用など月々のコストは明らかに減っています。
Microsoft北陸支店で実際に使われている画面
(一部ダミー情報で再現)

拡大画像

「コミュニケーションのあり方が変わるかもしれませんね」(鈴木)

山上: お話をうかがっていると今まで見過ごしていたか、個人任せだった領域が実は重要なんだなと思いました。
中林: 情報検索や整理にかける時間や、同じ情報の二重入力、報告のための報告というものをできるだけ削ぎ落としていくと使える時間が生まれます。我々は週に一度、目の前の業務に直結しないことも含めて進むべき方向性や仕事への取り組み方などをディスカッションする時間を作っています。
筏井: OneNoteのライブ共有セッションという機能を使ってタブレットPCに書き込んでいくんですが、これは本当に面白いですよ。先日は二人で電車の中でLANケーブルを直結して無言でディスカッションしました。

鈴木: びっくりすることばかりなんですが、OneNoteとタブレットPCを組織で活用すれば、もしかするとコミュニケーションのあり方が変わるかもしれませんね。広報という立場でよく外部から先進的ワークスタイルについてお問い合わせをいただくことがありますが、まさに北陸支店さんのワークスタイルがそれを体現しているんじゃないかと思いました。
山上: 私もタブレットPCの可能性をここまで引き出している実例を聞いたことがなかったので、今日は本当に楽しくて、もっともっと続きを聞かせてほしいと思いました。この記事をお読みになっている方はタブレットPCの活用に関心のある方が多いと思いますので、この後さらにもう一歩踏み込んでタブレットPCで実現される “マイクロソフト北陸支店式最強の仕事術” の実践手法を詳しくご紹介したいと思います。
本特集第二弾では、タブレットPCをフルに活用したマイクロソフト北陸支店式最強の仕事術の核心部分に迫り、実際にどのようにタブレットPCを使い、それがどのように組織や個々人の働き方を変えていったのか詳細にお伝えいたします。

特集第2弾
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