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現場で誰でも簡単に使えるタブレットPCが発注業務を大幅に効率化した Compaq Tablet PC TC1000
photoA社様は、お客様のニーズに対応するため幅広い商品を取り扱う雑貨チェーン店を運営しています。当初1、2店舗でスタートしたお店も、現在は20店舗以上に急拡大しビジネスは堅調に伸びています。そんなA社様のIT化を支えているのが名古屋市に本社を構え、中堅・中小企業を中心にシステム提案や構築を行っている株式会社スペリオル様です。同社社長の藤原浩章様は、Microsoft® .NETアーキテクチャを基盤としたWeb EDIシステムを構築し、その発注業務の端末としてタブレットPCの導入を推進してきました。

  導入の経緯:紙とFAXで7,000アイテム以上の発注をしていた

7,000アイテム以上のインテリア雑貨などを販売しているA社様は、毎日のように発生する現場での発注業務を効率化するために、HP Compaq Tablet PCを導入してペーパーレスでリアルタイムのWeb EDIを実現しました。IT化を推進した背景について、A社様の店長は次のように説明してくれました。

「Web EDIシステムを導入する以前は、すべての発注業務を紙で行っていました。そのためA4判で20枚以上の発注用紙を毎日のように記入してFAXで本部に送っていました」 システム導入する以前は、紙で注文数量や納期を記入して、二日に一回は本部にFAXを送っていました。本部では受信したFAXをもとにデータベースに入力して注文処理を行っていました。株式会社スペリオル社長の藤原浩章氏創業当初はアイテム数も1,000前後で発注の間隔も数日単位でしたが、店舗数が増え取り扱いアイテムも7,000を超えると、紙と人手による発注業務には限界がでてきました。加えて、店舗の種類が3つに分かれたことから、発注する商品にも区別が必要になり、それを現場ですべて対応していては、業務が煩雑になり本来の販売などに影響が出ることも懸念されていました。IT化を決定した経緯について、A社様の社長M様は内部的な理由に加えて外部からの影響もあったと話をしています。

「以前から、メーカーや問屋からも当社だけがFAXで注文していたため、内部的な処理に手間がかかるので、早くIT化してほしいという要望をもらっていました」

  A社様の希望するソリューションを提供するスペリオル様が紹介された

そんなときに、取引先からの紹介でA社様に株式会社スペリオル様が紹介されたといいます。同社社長の藤原浩章様は、タブレットPC選択の理由について次のように説明してくれました。

「現場でPCの操作に不慣れな人たちが、棚の在庫を確認しながら使うことを考えたときに、片手に持ってペン入力で操作できるタブレットPCが最適な端末だと思いました。また、タブレットPCならば短いトレーニング期間ですぐに発注業務が行えるようになるとも考えていました。システムの開発に着手した時期に、タイミングよくHPのタブレットPCが発売になったこともあって、店舗のイメージにフィットする先進的なデザインである点と、無線LANの標準搭載などの製品スペックを検討した結果、発注業務用の端末としてこの機種に決めました」

紙とFAXによる発注には、さまざまなデメリットがありました。例えば、馴れた人が確認しないと型番と実物が一致しないとか、毎日のFAXの送信と確認が大変で、取扱い製品が増えるたびにフォームが変わり、本部ではデータの再入力や各サプライヤへの注文の振り替えが発生して大変だったのです。こうした背景から、タブレットPCによる本格的な Web EDIシステムの構築がはじまりました。
従来の発注方法
Web EDIによる発注方法

  システムの詳細:HP Compaq Tablet PCで効果を発揮するWeb EDI

システムの導入検討は2002年11月からはじまりました。システム設計と開発には11月から翌年1月までの3ヶ月間を要しています。そして2003年2月には導入がスタートし、取材した時点ではすでに半年以上の稼動実績を実現していました。開発の経緯について、藤原浩章様は次のように説明しています。 「3ヶ月という短期間で開発できた理由としては、標準的なOSを搭載したシステムをベースにしたことと、A社様のシステム構築に関する目的が明確になっていたからです」
株式会社スペリオル様が開発したWeb EDIは、Microsoft® .netテクノロジを採用しワイヤレスLANとブロードバンドを活用して、タブレットPCによる簡単なペン操作による発注業務を実現したシステムです。タブレットPCが標準OSで稼動しているので、.netテクノロジとの互換性が高く、短期間で安定したシステムの開発を可能にしました。同システムでは商品データベースや受発注管理画面などをサーバー側で処理して、ブロードバンドの高速ネットワーク回線を通して、発注画面は端末のタブレットPCからWebページとして閲覧します。現場の担当者は、タブレットPCの画面を見ながら必要な商品の発注個数を入力するだけです。発注個数や希望納期を入力する際には、Web画面上に数量ボタンやカレンダーが表示されているので、それをペンでタップするだけで注文処理が完了します。 システム構成イメージ

  Microsoft® .netテクノロジと高速ネットワークを組み合わせたWeb EDI

注文した内容はすべてリアルタイムで集計され、本部に設置されたサーバーを通してメーカーや問屋に発注データが送られます。また、Web環境の特長を活かして発注商品は項目名の一覧だけではなく、画像イメージ付きでも確認できるようになっています。無線LANやブロードバンド回線を組み合わせているので、そのアクセス速度は高速で快適です。

「Microsoft® .netテクノロジと高速ネットワークを組み合わせているので、そのアクセスの速さに驚かれるお客様もいます。A社様のように、毎月のように取り扱い商品が追加や変更になる場合でも、本部に設置しているサーバーの商品マスターを更新するだけなので、現場に負担をかけることなく新商品の案内や注文できなくなった商品などの情報がリアルタイムで伝えられます。また、発注と同時にサーバーにデータが蓄積されるので、いつでも必要なときに発注データを集計して業務や経営分析に必要な数字も的確に取り出せるようになります」

  ミス発注がなくなり業務もスムーズになった

photoタブレットPCを活用したWeb EDIの導入によって、A社様の発注業務は円滑になりました。現場での業務改善についてA社様の店舗統括を行っているN様は次のように印象を述べています。
「これまでは、本部からの新商品情報を参考に手書きで行っていた発注も、常に最新のアイテムがタブレットPCの画面に写真付きで表示されるようになったので、発注ミスや漏れの心配がなくなりました。また、客先への直送指示などもペンだけで行えるので便利です。新しいシステムのおかげで現場での品揃えも充実し、短期間で誰でも発注業務が行えるようになりました」
紙の注文書をFAXしていた時代に比べて、タブレットPCでWeb画面に表示された商品をペンでクリックするだけで発注できるようになったことで、本部側でのメーカーへの注文の振り分けが自動化され、業務も大幅に軽減されました。新しいシステムでは、フロントエンドでの使い勝手が良くなり、発注業務が電子化されたことによって、業務全体の効率化と速度の向上が実現したのです。

  システムの充実とHP Compaq Tablet PCを活用した指紋認識勤怠管理の導入を計画中

「現場での業務がスムーズになったことに加えて、本部での集計や管理業務も大幅に軽減されました。発注情報から商品の動きがよくわかるようになったので、今後は分析などにも結びつけていきたいと考えています」
A社様ではタブレットPCによるWeb EDIシステムの導入を高く評価しています。また、今後の予定についてM社長は次のように考えています。
「現場での業務がスムーズになったことに加えて、本部での集計や管理業務も大幅に軽減されました。発注情報から商品の動きがよくわかるようになったので、今後は分析などにも結びつけていきたいと考えています」

タブレットPCと指紋認証機器を使って勤怠管理を本部で集計 「今後はデータを分析するためのシステムを充実させていきたいと考えています。どの商品がどのように売れているのかを正確に分析できるようになれば、原価のコントロールもいま以上にしっかりできるようになるでしょう。また、現場では指紋認証による勤怠管理システムの導入も考えています」
指紋認証勤怠管理システムも、株式会社スペリオル様が開発したシステムで、タブレットPCと指紋認証機器を使って勤怠管理を本部で集計します。
業務の発展と拡張に合わせて、管理する仕事が増えてくると、どうしても現場では本業に割く時間が減少してしまいがちです。そうしたことがないように、ITで効率化できる部分は積極的に活用して、より良い商品を安価にお客様に提供することに重点を置くために、A社様では今後も積極的なタブレットPCの活用とIT化を推進していく計画です。

株式会社スペリオル様 : http://www.superior.jp/ 日本HP外のウェブサイトへ

  『在庫発注端末ソリューションにおける、HP Compaq Tablet PCのメリット』

・ ミス発注がなくなり業務もスムーズになった。
・ 現場で誰でも簡単に使える。
・ 発注業務を大幅に効率化した。
・ 現場での品揃えも充実した。
・ 短期間のトレーニングでスムーズに導入できた。
・ 本部での集計や管理業務が大幅に軽減されました。
・ 発注情報から商品の動きがよくわかるようになった。
・ 無線LANとの組合せで、高速でワイヤレスの使い易いツールにできている。

  HP Compaq Tablet PC導入のメリット

タブレットPCのメリットは、短時間のトレーニングで誰でも操作できるようになるため、これまで紙を中心に行っていた業務が、すぐに現場で電子化できるようになります。また、無線LANなどのモバイル環境も充実しているので、オフィスや店舗などどこにいても使える環境を実現します。そして、Microsoft® Windows®との高い互換性によって、Microsoft® .NetをはじめとしたMicrosoft® Windows® の開発環境をそのまま使って、短期間でコストパフォーマンスの高いアプリケーションやソリューションを構築できます。
本ページに記載されている情報は取材時におけるものであり閲覧される時点で、変更されている可能性があります。予めご了承下さい。  

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