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2011年pシリーズ
2560p (/CT)
8460p
8560p
2012年sシリーズ
4340s (/CT)
4540s (/CT)
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会計検査の効率化で税金の有効活用に貢献するHP
サクセス ストーリー:ミシシッピ州法務局 会計検査の効率化で税金の有効活用に貢献するHP
サクセス ストーリー:ミシシッピ州法務局
ミシシッピ州法務局ミシシッピ州法務局どの自治体も、納税者が支払った税金を有効に活用しなければならないというプレッシャーを受けています。

ミシシッピ州法務局企業規制取締 (BRE) 部門の検査官は、HP Compaq tc4200 Tablet PC を使って効果的、効率的な会計検査を行い、企業の州法順守状況の確認と不正の発見に役立てています。

BRE 部門は、州全域の有価証券、有価証券販売業、公認慈善事業、生前予約葬儀サービス業の規制を担当する部署です。BRE 検査官は、徹底的な企業査察を行い、各社の帳簿、会計や契約に関する記録と領収書をチェックします。

「企業が、守らなければならない規則や規制を順守しているかどうか。それを判断するためには、各社のオフィスを訪問し、情報の山に最後まで目を通して、分析用の大量のデータを手に入れなければなりません」と語ったのは、シニア証券アナリストの資格を持つマイク・ハッグス会計検査官でした。「それは気が遠くなるような仕事です。」

  必要なのはモバイル機能とアクセス

ハッグス検査官が BRE 部門で働きはじめた 2000年当時、会計検査官はミシシッピ州全体でハッグス氏ただ一人、会計検査は紙ベースで行われていました。会計検査の途中でメモをとるときは、リーガルパッドと呼ばれる法律関係者が使う専用メモ用紙に手書きし、自分のオフィスに戻ってからそれをデスクトップ PC に入力していました。それには、聴き取り調査の所要時間と事実上同じくらい時間がかかっていました。会計検査中にできるだけ大量の情報を入手した後は、上司やスタッフ弁護士が処理を続行できるようハッグス検査官が資料を整理していました。

小さな企業の検査を行うときは、書類を借りて近くのコピー屋へ車を走らせ、コピーをとってから書類を返却しに行っていました。そして自分のオフィスに戻ってから、同僚に渡すためにコピーのコピーを取っていました。後になって同僚から別の書類も欲しいと言われたら、書類がぎっしり詰まった文書保存箱を隅から隅まで探して見つけなければなりませんでした。

「それにはひどく時間がかかったものです。しかも、しまう場所を間違えて、あるはずの書類が見つからなくなる恐れが常にありました」とハッグス検査官は当時を思い出していました。「もっとうまいやり方があるはずだという思いは、誰しも共通だったと思います。」

  タブレット PC と電子フォームで効率アップ

やがて北米証券行政官協会 (NASAA) が標準電子会計検査モジュールを開発し、HP ノートブック PC にロードしました。これは、正しい方向へ向かう一歩でした。ハッグス会計検査官も開発に協力した NASAA モジュールには、電子的に記入できる聞き取り調査用質問用紙やさまざまなフォーム(書式)のほかに、会計検査官が査察中に入手しなければならない情報に関するガイドラインが含まれています。

それでも、ハッグス検査官や、当時ようやく補強され 5 名の常勤検査官と 1 名のパートタイム検査官が在任するまでになった検査官チームは、聴き取り調査をしながら電子フォームにタイプ入力する作業に不満を覚えていました。話の途中でタイプ入力すると、聴き取り調査が中断され、相手に失礼な態度だと思われたり、うわの空で聞いている印象を与えるように感じていたからです。「そのうえ、話を聞いている相手の顔を見るのも、コミュニケーションと情報収集の重要な一部なのです。」(ハッグス検査官)

この課題は、HP タブレット PC を使いはじめたときに克服されました。リーガルパッドに手書きしていたときのように、すばやく電子フォームに記入したりメモをとったりできるようになったからです。手書きの内容は、ソフトウェアによって自動的に電子テキストに変換されます。「私はタイプ入力のスピードはそれほど早くありませんが、タブレット PCを使えば人が話すのと同じくらい早くメモをとれます。競売人ほどの早口となると話は別ですが」とハッグス検査官。「HP タブレット PC が手書きを認識する能力は、驚きですよ。」

「オフィスに戻ってメモをパソコンに入力する必要がなくなったので、すごく時間が節約できます」とハッグス検査官の説明は続きます。「検査によっては、企業を査察した後でメモをコンピュータに入力するのに 2 日かかることもありました。今では、現地で関係者と話をするのにもっと時間をかけることができます。それに、チェックできる書類の量が増えたので、以前よりも大量の分析用サンプルを入手できるようになりました。より大量のサンプルが得られれば、分析の精度が高くなります。つまり、我々が現場へ行くたびに、ミシシッピ州の納税者が支払った税金が有効に活用されるのです。」

検査の件数も増えました。今では、1 週間に 3 件の実地検査を行うことができます。以前なら、1件の検査に普通は 3 回の出張と 3週間の時間が必要でした。

「今は、日中に企業を訪問してデータを集め、ホテルに戻ってから タブレット PC をワイヤレス接続して、必要な書式をオフィスに提出します。私が送ったレポートは要約され、私がまだ現場にいる間に部長が不備通知書を検査対象企業に送ります。会計検査を受けた企業にレポートが早く届けば、それだけ関係者の頭に強く鮮烈な印象が残ります。その結果、法令順守のための改革が実行されやすくなると考えられます。」(ハッグス検査官)

タブレット PC は柔軟性が高いことから、スキャン機能を使って写真を読み込み、それに注釈をつけたり、事業の内容を理解するために重要な手書きの図を追加したりすることもできるようになりました。「状況を説明する絵や矢印の入ったメモを、手で自由に描けるのです。それはとても大きな意味があります。たとえば、企業同士がどう関係しているのか、お金の流れがどうなっているのかを記述するときのことを考えてみてください。絵入りの手書きのメモも、事態の大筋を説明するのに役立つ正規の文書として扱われます。そうしたメモは、弁護士や他のスタッフに電子メールで送ります。彼らはそれに目を通して、状況の理解に役立てています。」(ハッグス検査官)

  税金を最大限に有効活用

会計検査中に文書をスキャンできるようになったことも、時間の節約になっています。大量の書類をスキャンする必要がありそうな場合は、ハッグス検査官と検査官チームが HP Scanjet 8290 Digital Flatbed Scanner を現場に持参します。一度に 50 枚まで対応可能なドキュメント フィーダを備えたこのスキャナは、毎秒 25 枚の文書をスキャンし、しかもきわめて高解像度です。会計検査官が使うことの多い小型ではあるがスピードの遅いポータブル スキャナに比べれば、大きなメリットがあります。

どのスキャナを使うにせよ、スキャンした紙の文書は、HP タブレット PC の USB ポートを通して電子的に取り込まれます。もう、会計検査官がコピーをとるためにその場を離れる必要はありません。「スキャンした書類は、同じ査察に取り組んでいるスタッフ弁護士や他の検査官に電子メールで送ります。」(ハッグス検査官)「許可されたスタッフは書類にすぐにアクセスできますし、他の人にとっても、電子ファイルのほうが受け渡しや取り扱いが容易です。」

「同じことをするにも、以前と比べて所要時間の差には目を見張るものがあります」とハッグス検査官はつけ加えました。「紙ベースで仕事をしていた頃と比べると、HP Compaq tc4200 Tablet PC の導入後は 1 件当たりの会計検査の所要時間が少なくとも25% 短縮できました。しかも、集めた情報を利用しやすくなりました。今では、毎日の仕事のなかで追加監査を行う余裕ができました。我々は、ミシシッピ州の消費者をさらに不正から守りたいと考えています。」

  自治体のイメージアップ

査察を受けた企業のオーナーは、ミシシッピ州の会計検査官が最先端の技術を使っていることに感心しています。「以前は、『うちの役所の装備は 1960 年代当時ならお金で買える最高のハイテクだよね』と自嘲気味に言ったものです。でも HP タブレット PC 導入後は、全米最強のハイテク装備を持つ証券規制当局に仲間入りです。」(ハッグス検査官)

「ミシシッピ州の納税者が支払う税金は、ますます有効に活用されるでしょう」とハッグス検査官は断言しました。「HP タブレット PC が、我々の仕事の実効性と効率を改善しただけではなく、査察に必要な情報への迅速、適切なアクセスを提供するからです。」
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