【47-02】ITをビジネスに活かす第一歩は、
「IT資産管理」から！〜効果を最大限に引き出す、
HP AssetCenter software導入のポイントは？〜

「自社にどんなIT資産が、どんな状態であるのか」……それを掌握し、積極的に改善を図ることは、ITの最適化を促し、「ビジネスの視点でITを考える」有効な礎となるものです。今回は「IT資産管理のメリット」について述べた前回(*)に続き、効果を最大限に引き出すソリューション、HP AssetCenter software (以下、AssetCenter)の「基本アプローチ」と「導入プロセス」についてご指南します。「自社のIT資産状況を明らかにしたい」「IT資産管理をビジネスに活かしたい」「導入したいがどう始めればいいのかわからない」といった、さまざまな現場の声にお応えします。

(*) HP OpenView News vol.46-04 ＩＴ資産をITで管理する時代がやってきた！〜HP OpenView AssetCenterは企業にどんなメリットをもたらすのか？〜

AssetCenterは、システムの複雑化で困難になっていた「自社のIT資産に関するあらゆる情報」を、時系列的な要素も踏まえながら可視化し、また、ITアセットの正確な現状把握を促し、CIOやITの現場が「自社のITのあるべき方向」を探るためのソリューションとして、大きな力を発揮するものであることを、前回の記事でご紹介しました。今回は、まず、AssetCenterに最大限機能を発揮させるための「3つの基本アプローチ」についてまとめ、さらに、「どんな製品があるのか」、導入のベスト・プラクティスがわかる「導入のためのロードマップ」について解説していきます。

【アプローチ1】IT資産全般について管理する

「管理対象は、社内で使用・消費されているあらゆる有形・無形の資産」

一口に社内の「IT資産」といっても、その品目や内容は非常に多岐に渡り、使用形態も複雑なものです。AssetCenterは、稼働中のハードウェア（サーバ、PC、ストレージ、プリンタ…）や、ネットワークデバイス（モバイル、ドライブ　…）、オフィス機器等はもちろんのこと、クライアントPCにインストールされているOSやソフトウェアのライセンス、各種リース、倉庫にストックされているマシン、備品、各種の在庫など、「あらゆるIT資産を管理の対象にする」ことが大きな特徴といえます。部門ごとに異なる経緯で、さまざまな機器が導入されているなど、実状の把握が極めて困難な場合も、まずは、どんな資産が、どこに、どんな形で存在するのかを明確に把握することが重要であり、信頼できるデータを確立するには、考えうるすべてのIT資産を取り込むことが、IT資産管理の第一歩となります。

【アプローチ2】データを統合し、一元管理を行う

「すべてのIT資産管理の情報を紐付け、部門間での情報共有を可能に」

一般的に、クライアントPCの管理はIT部門の担当と考えられていますが、実際にはその他のさまざまな部門が管理にからみ、IT部門は主に機能面、総務部門は物理面、経理部門は財務面、購買部門は調達面……と関心事項が異なります。そのため、IT資産に関するさまざまなデータが、あちこちに分散する結果となり、しかも所有者の変更やスペックの更新など、時間の流れによる変化も常時発生するため、その状況をIT部門がすべて把握することは、非常に困難と言わざるをえません。

IT資産の管理項目（ファンクション別） ≫拡大画像(新規Window)

そうした複雑なIT資産の情報を統合し、一元管理することも、IT資産管理を成功させる大きなポイントです。AssetCenterは、それを可能にし、部門や部署を超えたプロジェクト等さまざまな単位での一元管理にも対応します。また、各部門担当者のPCからの入力で更新情報が即座にデータベースに反映される仕組みを構築することで、各部門間で情報を共有しながら「IT資産の現状や状態を正確に把握」することができます。

HP AssetCenterによるIT資産の一元管理 ≫拡大画像(新規Window)

【アプローチ3】全ライフサイクルに渡る管理を行う

「調達から廃棄まで、時系列的変化も加味した、IT資産の状況を掌握」

前述しましたが、IT資産は調達から導入、保守・運用、除却・廃棄と言った、時間の流れによる状況の変化が常時発生するものです。このようなIT資産の状況を正確に捉えるには、台帳による“その場限りの”情報ではなく、こうした「ITの全ライフサイクル」における情報をトラッキングし、それも付加して考えることが必要です。

AssetCenterは、一連のライフサイクルも含めたIT資産情報をトータルに管理する機能を備え、運用中の修理や構成変更はもちろん、運用環境から外れた後の処理までも対象とした「完全管理」を実現し、ITを全ライフサイクルに渡り管理することによって、目に見えにくい情報も含めた正確な資産状況を、リアルタイムに弾き出すことができ、企業全体のIT資産の利用改善や、コスト削減に大きく役立てられます。

ライフサイクルマネジメント ≫拡大画像(新規Window)

ちなみに、ある企業の「原価￥50,000のPC1台の年間TCO」を算出した、参考データをご紹介しましょう。この例では、契約期間内の1年間の総所有コストは280,000円で、PC1台を使用できる状態にするために、実は、把握しにくい多くのコストがかかっていることが伺われます。

1,500台のPCを所有している企業における クライアントPC1台にかかるTCO（総所有コスト）試算 ≫拡大画像(新規Window)

次に、AssetCenterがどんな製品で構成されているのかについてご説明しましょう。
AssetCenterは、モジュール単位で構築していくソリューションで、資産管理の基本的な機能を提供するシステム「ポートフォリオモジュール」と「機能モジュール」との大きく２つの種類に分けられます。基本システムに機能モジュールをプラスすることで、自社に必要な機能を揃えることができ、必要に応じて必要な機能を自在に導入することができます。

AssetCenterのモジュール構造

現在、オプションで提供している機能は「ファイナンス管理」「ソフトウェア管理」「契約管理」「調達管理」「経費付け替え管理」などで、それぞれの概要は以下の通り。企業の多様なニーズに応えられる幅広いラインナップとなっています。

各モジュールの機能詳細について詳しくはこちらをご参照下さい。
≫ HP OpenView News vol.38-05
    HP OpenView製品情報　資産管理製品　HP OpenView AssetCenterご紹介

なお、AssetCenterは、データインポートの手間を軽減し、効率的な運用が実現できるよう、あらかじめ各種のインポート機能も付加しており、各社の運用系自動収集ツールとの連動も可能なので、資産管理のための新たなIT環境構築を、今ある資産を活用しながら、効率的、かつスピーディに進めることができます。

AssetCenterデータ連携概略図 ≫拡大画像(新規Window)

次に、AssetCenterを実際に導入する際、どんなステップを踏めばソリューションの持つ効果を最大限に引き出すことができるかについてご説明しましょう。AssetCenterには、「段階的実現」と呼ばれる「ベストプラクティス・フレームワーク」が用意されています。そこでは導入プロセスが3段階に分けられ、それぞれのステップで達成すべき目標とアプローチ方法を設定します。課題を一つ一つクリアしていくことで、「IT資産管理の理想型」に、段階的に近づけるような仕組みになっています。「IT資産管理を行いたいが、どこから手をつければいいのか分からない」「IT資産管理の重要性はわかっているが、知識やノウハウがない」「現状の管理ツールでは満足した結果が得られない」……など、資産管理の悩みを解決する一助として、ぜひご参照ください。

AssetCenter導入の段階的実現 ≫拡大画像(新規Window)

【1st.Step】資産情報を整備し、全体の可視化と一元管理のための基盤を作る

IT資産管理の最初のステップは、「資産情報の整備」から。まずは、何が、どこで、誰に、どのように使用されているのかを、可視化する仕組みを構築することが基本となります。これはIT資産管理の最も重要な部分ですが、実は多くの企業で、この段階からクリアされていないというのが現状です。まずは台帳づくりで資産管理の基盤システムをしっかりと構築し、総合的な可視化と、一元管理の基礎を作っていかなければなりません。

資産管理の基本構造

ここで有効なのは、AssetCenterの基本モジュール「ポートフォリオモジュール」の導入です。この製品は、一元管理を行うためのベースとなる機能を備え、分散しているIT資産管理データの統合を実現。資産とその構成品目を中央レポジトリ（データベース）に集約することで、複雑・多岐に渡る資産の相互の関連付けを行い、あらゆるIT資産をライフサイクルに渡る観点から継続的に監視・管理する仕組みの構築に力を発揮します。

【2nd.Step】コストを縮小する、コンプライアンスを強化する

次に、ステップ１で導入した「ポートフォリオモジュール」の仕組みを発展させ、新たな機能「ファイナンスモジュール」と「契約モジュール」を付加。管理プロセスを標準化することで、「コンプライアンス面の強化」と「コスト削減」につなげていきます。

「ファイナンスモジュール」では、IT資産の調達・購入から運用・廃棄までの全てのコストを記録し、IT資産をコストの観点から継続的に監視。科目ごとに集計されている費用を「初期導入費（購入費）」「定期的支払い（契約支払い）」「一時的費用（追加費用・修理費・作業費）」……と「資産ごと」に集計することで、TCO（総経費負担）やROI（投資回収率）に基づいた投資管理に役立て、IT資産コストの最適化を図れるようにします。

一方「契約モジュール」では、ライセンス、リース、メンテナンス、保障、保険など、IT資産に関連したあらゆる「契約」を、開始から終了まで継続的に管理。契約改正時期の自動通知などのサポート業務も自動化します。なお、この機能を付加することで、「権利と使用の割合」の比較が可能になるため、無駄なライセンスの整理、適正な使用の検討も可能となります。正確な契約情報をIT資産に結びつけることによって、資産の所在、使用者情報や、TCOの的確な把握を促し、「管理プロセスの改善」や「管理にかかるコスト削減」、コンプライアンスにからむライセンス不正使用のチェックなどを実現していきます。

【3rd.Step】業務プロセスを整理統合し、IT資産管理プロセスを自動化する

最終ステップでは、エンドユーザが関与する全社レベルでのIT資産管理プロセスを、他の基幹システムと連携させ、自動化を推進します。ここでは主に、「調達モジュール」と「経費付け替えモジュール」の機能を活用し、エンドユーザ自身が関わるIT資産関連の各種プロセスを監視。それを自動化することで、運用の効率化も実現させます。

「調達モジュール」では、資産調達に関連する購買申請から納入、資産のデータ化といったプロセスをすべて自動化し、企業の承認基準にあったITリソースの適切な価格での迅速な導入、ユーザーのスピーディな申請や承認、複数ベンダーの料金情報入手、注文書のスムーズな作成や照合などに役立てていきます。

また「経費付け替えモジュール」では、クライアントPCの設定など、IT部門が社内に対して行うビジネスサービスを、チャージバック（経費付け替え）する作業を自動化。IT部門が社内で提供しているITサービスに対し、ルールに基づいた「課金」を行うことを可能にし、ITのビジネス貢献度を明らかにするデータとしても活かすことができます。

以上、IT資産管理を成功に導く３つのステップについてご説明しましたが、大切なポイントは、これら3つのステップはすべて、社内で当然提供されるべきサービスと捉えられていたITを「数値化」するもので、そこから弾き出されるデータによって、ITはビジネスの重要な「投資対象」になり得るということ。ビジネス戦略のために最適なITのかたちが、スムーズにわかる環境が構築できれば、「ビジネス・テクノロジーの最適化（BTO／Business Technology Optimization）」という、今、ITに強く求められているコンセプトの実現に、大きく近づくことができるのです。

「ビジネスの観点からITを考える」ことは、今後IT部門の大きな役割になると考えられますが、 AssetCenterはそれを強力に支援し、BTOを達成する第一歩としてうってつけのもの。会社のITが混沌から一歩抜け出し、インテリジェントな未来へと進んでいけるかどうかは、このソリューションの導入にかかっていると言っても過言ではないかもしれません。

次号では、進化するIT資産管理の「未来予想図」と、すでに始まっている「先進的な取り組み事例」についてご紹介していきます。どうぞお楽しみに。