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情報公開法が施行され市民やNGO、企業によるアクセスが増加するなど、行政情報の保管や管理、活用にはますます効率性が求められています。HPでは、政府機関や大規模企業を中心に高い評価を持つコンテンツ管理プラットフォームDocumentum4iをベースに、地方自治体や各行政機関の業務オンライン化を強力に支援します。 |
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行政文書管理システムは、地方自治体や各行政機関内のワークフローを最適化し文書処理のスピード化を図るとともに、地方自治体間で電子文書交換を実現するためのLGWAN（総合行政ネットワーク）にも対応。
住民サービスの件数増加や文書取扱量の増加、マルチメディアによる文書の多様化といった将来を先取りする業務、インフラの確立が可能です。
- 目視と手作業による文書検索から、作成日や作成者、保管場所、管理属性による検索、全文検索を自在に使って 迅速に業務を推進
- 過去の類似文書のデータに修正を加え用意に文書を作成したり、電子テンプレートを活用することで作成効率を 大幅に向上
- キャビネットでの管理では不可能だった電子的な文書共有でリアルタイムの文書活用を推進
- 手作業による文書のコピーや郵送による配布に代わり、オンライン配信を行うことで時間と労力を大幅に軽減
- 開かれた自治体や行政機関を推進し、電子申請やインターネット経由でのサービス提供、情報公開で住民サービスを大幅に強化することが可能
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- 文書登録・管理機能
- 上書更新、大改訂、小改訂をサポートし、柔軟で正確なバージョン管理を実現
- 文書ファイルだけでなくグラフィックや動画像、音声など様々なデータ形式に対応
- スキャナで電子化した文書やソフトウェアで作成した文書の実体管理が可能
- 文書ごとに属性データを設定し、文書管理規定に基づく厳正な管理が可能
- 過去に作成した類似文書を呼び出し、再利用することで業務効率の向上を実現
- 文書検索機能
- ツリー構造の階層を辿る文書検索を利用することが可能
- 属性データによる検索や全文検索により多角的な文書活用が可能
- ワークフロー・ライフサイクル機能
- 文書の収受、起案やレビュー、審査、承認などを含め、配布ルートをワークフローで自動管理
- 決裁の進捗情報をオンラインで把握することが可能
- 文書の作成から廃棄までライフサイクル全体を自動管理
- 情報公開システム連携機能
- インターネット経由で公開情報の一覧検索機能を提供し、住民や企業による容易な閲覧を実現
- 書誌情報を管理する部局単位や、作成年度単位といった様々な条件で検索することが可能
- Documentim4iのデータベースから公開データのみを公開用データベースへ移行したり、CSVファイルから公開情報の一括登録をするなど、柔軟な連携機能により効率的に情報を管理
- 他業務連携機能
- 異なるシステム間を連携するための多彩なＡＰＩを実装し、財務会計システムなどその他の 業務システムで作成された文書を取り込んで管理対象とすることが可能
- 他の業務システムの文書をそのまま決裁処理に流すなど、業務システムとの連携を行うためカスタマイズが可能
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昨今、PCからのデータ漏えいが社会問題となっており、その防止策が急務となっていますが、HPは文書管理ソリューションの付加機能として秘文*をベースとした情報漏えい防止ソリューションを提供いたします。これは秘文管理サーバに登録された管理情報を元に、クライアントPC毎に印刷、外部媒体やネットワークドライブへのコピー機能を制限、許可の管理を行い、かつこれらの作業のログを保管管理行うものです。
この機能により、管理者はデータの不正コピーや印刷、外部持ち出しを防ぐことが可能になります。
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| システム概要図 |
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行政文書管理業務は、行政業務全般の一部分です。行政文書管理システムは行政文書を性能、安全性、信頼性の
すべてにおいて最高レベルで管理するためのシステムです。
以下に調達業務における行政文書管理業務の位置づけを示します。 |
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