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いまや、企業のビジネスを支える重要なドキュメントのほとんどが電子ファイルとして作成され、保存されています。しかし、それらのファイルの大半が社員のノートPCや部門ごとに設置された安価なサーバに散らばり、ファイル管理の明確なルールを定めていない企業も少なくはありません。 |
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例えば、ファイルのセキュリティ管理、すなわち認証やアクセス制限の設定にもきちんとしたポリシーが存在せず、ファイルサーバ上のファイルは誰でも開けてしまうようなケース。また、ファイルのバックアップ作業は個々のユーザや部門に一任され、古いファイルが次第に蓄積してストレージを圧迫することで、重要なファイルがまともにバックアップされていない現場も散見されます。
ファイル管理はいわば「社会の縮図」です。人間社会と同様に、明確なルールや役割分担が存在しなければ、ファイル管理はまたたくまに混沌とした状況に陥り、企業の内部統制や事業継続を脅かす「巨大な落とし穴」となります。例えばバックアップされていないファイルは、いつ消失してもおかしくありません。また、ファイルサーバ上のファイルに対して認証やアクセス制限を設定せず、だれでもアクセス可能な状態にしておくことは、家にカギを掛けずに外出するのと同じです。機密性の高い情報が流出・漏洩するリスクにさらされます。
こういったさまざまなリスクの根源、それは「ファイル管理が分散していること」にあります。企業の電子ファイルが個人のノートPCや各部門のファイルサーバに分散しているため、それらがどれだけ危険な状態に置かれているのか把握できないのです。
例えば少数のサーバにすべてのデータが集中するデータベースシステムなら、情報の喪失や不正アクセスがまねく損害の大きさは容易に想像がつきます。そのため、データベースシステムでは厳格なセキュリティ管理やバックアップ運用が当たり前となっています。しかし、電子ファイルはデータベースと何ら変わらない重要な情報であるにもかかわらず、その管理は無法地帯といっていい状況です。膨大な数の社員や部門がめいめいにファイル管理を実施しているために、企業全体でどれだけ大きなリスクを抱えているのかほとんど認識されず、内部統制や事業継続に欠かせない最低限の対策も施されていないのが実情です。
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ファイルサーバは「社会の縮図」です。 |
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明確なルールなく各々が好き勝手に使ってしまうとファイル管理の整理ができないだけでなく、セキュリティやウィルスの危険にもさらされてしまいます。しかし、明確なルール、ポリシーの下に運用することで、例えば仮想化でムダに広い部屋も有効活用することもできるのです。 |
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