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では、個々のユーザや部門にとって電子ファイルの使いやすさを損なわず、同時に内部統制や事業継続といった企業の情報マネジメント要件を満たせる「理想のファイル管理基盤」とは、どのようなものでしょうか。 |
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ファイル管理基盤が備えるべき要素は、大きく3つに分類できます。まずは「利便性」です。ストレージとして十分な容量を備え、ファイルへのアクセスもすばやく簡単に行えることがファイル管理基盤の大前提です。それに加えて、社内のユーザはもちろんのこと、社外の取引先や契約社員などとの間でファイルを簡単かつ安全に共有できる機能は、ビジネスのアジリティを大きく高めます。また、効率的な文書管理機能や全文検索機能が提供されていれば、膨大なファイルの中から目当てのファイルを見つける労力も大幅に減り、埋もれてしまっている貴重な情報を掘り出すことも容易になります。
ファイル管理にはこうした利便性が求められると同時に、2つめの要素として「セキュリティ」も要求されます。上述したような利便性を高めるさまざまな機能やサービスは、きちんとした認証処理やアクセス制御の裏付けなくしては実現できません。そのためには、認証とアクセス制御について企業全体のセキュリティ・ポリシーを定め、それにのっとってWindowsやWebベースのファイル共有環境を統合化することが不可欠です。この統合化は、誰がいつどのファイルにアクセスしたか履歴を記録する監査を実施する上でも避けて通れません。
そして3つめの要素は「データの保管」です。スムーズなバックアップやリストアの体制を整えることはもちろんのこと、ストレージの大半を占有する古いデータを効率的に長期保管する手段や、事業継続のための災害対策（DR）の仕組みが含まれます。
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現状の分散化されたファイル管理では、こうした3つの要素をバランスよく満たすことは不可能です。個々の社員や部門の担当者レベルでは、本来の業務の合間に時間を見つけ、年度末の余った予算でディスクを増設したりバックアップ・ツールを導入したりするのが関の山。セキュリティ設定もままならず、全文検索や災害対策に至っては思いつきさえしないでしょう。
しかし、本来こうしたファイル管理にまつわるさまざまな作業やサービスは、データベースやWeb環境と同様に、IT部門が企業規模で提供する「ITサービス」としてとらえ直すべきものです。具体的には、ITILやSLAベースで明文化されたサービスカタログやサービスレベルに基づいて、個々のユーザや部門が要求するファイル管理サービスを提供するのです。例えば、容量拡張やサーバ増設、バックアップ／リストア、セキュリティ設定、技術サポート、障害管理など、ファイル管理にともなうさまざまな作業が含まれます。これらを統合化した「ファイル管理基盤」をIT部門が責任を持って提供することで、上述したファイル管理の3つの要素をバランス良く実現できます。また、社員や部門の担当者がファイル管理に煩わされることもなく、本来の業務に専念できるようになります。
こうしたファイル管理基盤の成功を大きく左右するのが「ファイルサーバ統合」です。社員のノートPCや部門レベルのファイルサーバから、企業規模の統合ファイルサーバへと移行することで、「個別最適」から「全体最適」への大きな変化が生じます。例えば高性能のバックアップ・ツールを導入することで、安定かつ継続的なバックアップ・サービスが提供可能になります。またストレージ仮想化を用いれば、物理ディスクの容量を意識せずにボリューム単位で自在に容量の拡張が可能なほか、ディスク領域の多くが使われずに残ってしまうこともありません。
洗練された文書管理ツールや全文検索ツール、さらには災害対策や長期保管ソリューションなども、ファイルサーバを企業規模で統合することで初めて導入が可能になります。またもちろん、ファイル管理基盤をITサービスとして提供することで、認証やアクセス制御、監査などのセキュリティ管理の統合化も実現し、「見えないリスク」を極力排除できます。 |
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では、ファイルサーバ統合によるファイル管理基盤の構築は、具体的にどのような手順や方法で進めていけばよいのでしょうか。日本HPでは、こうしたファイル管理基盤のITサービス化のためのトータルなソリューションを統合ファイルサーバ基盤という形で提供します。 |
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