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企業情報を分類する |
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企業が保有し、活用できる情報は、すでに大量に蓄積されています。その膨大な情報を効率的に管理するには、情報の形態に合わせた管理方法が求められます。 |
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企業が保有する情報には、紙など記録メディアを媒体に保管されている情報や、電子データに変換されて保管されている情報があります。紙媒体は改ざんされにくいなどの「完全性」に優れるものの、「検索性」や「読見性」など管理の容易さの観点では、電子データが圧倒的に優れています。
企業が蓄積している電子データは、構造化データと非構造化データに分けられます。構造化データ／非構造化データは、その言葉どおり、データが構造的であるか否かを区別する用語です。構造化データは、わかりやすく言えば帳票として表現できるデータを指します。決められた場所に、決められた長さで、決められた項目を表示すると、それが情報として活用できるようになるものです。一般的に構造データという場合は、企業の基幹業務のデータベースに格納されたデータを指すことが多いです。
一方、非構造化データは、電子メールや文書ファイル、音声、動画など、個人が自由に表現できる分野のデータです。これらのデータは、そのままの形で情報として扱うことができますが、データの保管場所やファイル形式などが構造化データのように統一されていないため、管理が難しい面がありました。
非構造化データは、基幹業務のデータベースとは別に、個別のPCに保存されたままか、あるいは部門のファイルサーバに保存されました。ファイルサーバを活用して情報の共有を試みたものの、うまくいきませんでした。なぜなら、ファイルサーバにはユーザが勝手に更新したファイルが多数存在し、その内容がどう変更されたのかを把握できないため、どれが信頼にたるファイルなのか管理できず、再利用できなかったのです。
従来、企業システムにおいて「データ」と言えば、構造化データを指しました。非構造化データは、ファイルサイズが大きいため扱うとシステムが重くなり、検索するにも巨大なファイルから意味情報を取得する手法に限界があったためです。
そこで、企業は「情報」を活用するために、一旦、構造化データという形に修正することになりました。構造化データは、検索・参照・加工され、それを意味のわかる形として再び取り出して、情報活用が実現されていたわけです。ここに、過去のITにおける構造化データの限界がありました。 |
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| 表：企業内における情報の分類例 |
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非構造データ |
構造データ |
| 情報例 |
・文書ファイル
・表計算ファイル
・写真データ
・映像データ
・音声ファイル
・設計図
・メールデータ
・電子化された紙文書
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| など |
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・販売情報
・顧客情報
・生産情報
・在庫情報
・財務情報
・経理情報
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| など |
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ITシステム
(ツール) |
ワープロソフト
表計算ソフト
プレゼンソフト
メールソフト
画像編集ソフト
HTML編集ソフト
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| など |
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販売管理システム
顧客管理システム
生産管理システム
在庫管理システム
財務管理システム
人事システム
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| など |
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| インフラ |
個人のPC |
サーバ・ストレージ |
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構造化データにも限界があります。データを構造的な状態で保存しなければならないため、元の情報からかなりの部分をそぎ落とし、最も重要な結果だけを保存するにとどまったのです。ビジネスではプロセスこそ価値を創造することも少なくありません。例えば、日々のメールのやりとりの中で発生した商談などの情報は、構造化データとしては残らず管理対象外の情報となってしまいます。
もう少し具体的な例を挙げましょう。注文がキャンセルされた場合に「失注」のフラグが立つだけの構造化データであれば、キャンセルされた理由を管理者が把握できるような構造にはなっていません。こうしたデータからは、失注の理由が製品の品質にあったのか、価格にあったのか、あるいは取引先の事情によるものなのか、その理由までつかむことはできません。しかし、現実のビジネスでは失注の理由そこが価値の高い情報です。こうした環境においては、お客様から届いた電子メールなどの非構造化データにこそ、キャンセルに至った理由を見出せるものなのです。
SCM、CRM、ERPなど構造化データを扱うソリューションは進展しましたが、非構造データを管理・活用するためのエンタープライズレベルの情報基盤は、これから整備される段階にあると言えます。情報を格納するストレージ技術の進展や、サーバやネットワークの高速化、そしてユーザに意識させることなく、複数のマシンを仮想的にひとつのマシンとして運用する技術などによって、情報基盤が構成されます。これらの技術を活用すれば、強固で柔軟な情報基盤を構築でき、構造化データと非構造データを統合した全社的な情報管理が可能になるのです。 |
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しかしながらIT技術だけでは情報を管理することはできません。情報を管理していく上で重要な視点となる情報の価値は、テクノロジーだけでは決まらないからです。企業として情報の価値をしっかりと見極め、情報戦略を築くことこそ、これからの情報マネジメントには不可欠です。情報の価値やライフサイクルなど、これまで見落としていた重要な視点を手に入れ、情報から価値を最大限に引き出すことが、今後の企業の競争力の源泉になるでしょう。
近年、ITを活用したコンプライアンスの実現や、ITそのもののROIなどが大きな注目を集めています。情報マネジメントに取り組むことにより、情報を適切に活用・管理し、企業は競争力を高めながら、TCO削減とROIの最大化を実現し、透明性の高いビジネスを展開できるようになります。企業はいまこそ、情報の本質と情報を扱うITの役割について、深く考えアクションをとる必要があります。 |
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